นักจัดซื้อ จัดหา และจัดจ้าง: ผู้อยู่เบื้องหลังที่มาของสินค้าและบริการในองค์กร

เราน่าจะรู้กันอยู่แล้วว่าสิ่งของต่าง ๆ ในบริษัท พวกของใช้ทั้งชิ้นเล็กชิ้นใหญ่ที่พนักงานใช้กันในองค์กร หรือวัตถุดิบในการผลิตสินค้าต่าง ๆ  มีนักจัดซื้อ จัดหา และจัดจ้าง เป็นคนจัดหาดูแล แต่หลายคนอาจไม่รู้ว่าจริง ๆ แล้วงานนี้นั้นอยู่ภายใต้สาขาวิชาชีพโลจิสติกส์ เพราะต้องพึ่งพากระบวนการโลจิสติกส์ในการดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นการเคลื่อนย้าย จัดเก็บ รวบรวม กระจายสินค้า วัตถุดิบ ชิ้นส่วนประกอบ และการบริการ

เพื่อให้มองเห็นภาพการทำงานของนักจัดซื้อ จัดหา และจัดจ้างกันมากขึ้น เราจึงมีทักษะ ความสามารถ รวมถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของคนทำงานในสายงานนี้มาฝากคนที่สนใจอยากเข้าสู่วิชาชีพโลจิสติกส์

• นักจัดซื้อ จัดหา และจัดจ้าง คือ คนที่จัดหาแหล่งทรัพยากรภายนอก เพื่อนำมาสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กร ตั้งแต่การสำรวจความต้องการ ภายในองค์กร นำมาจัดหมวดหมู่ และกำหนดแผนการจัดซื้อ
• กำหนดเกณฑ์การประเมินผู้ขายเพื่อคัดกรองสินค้าและบริการที่มีคุณภาพเข้าสู่กระบวนการคัดเลือก รวมถึงกำหนดเกณฑ์การประเมินประสิทธิภาพผู้ขายหลังส่งมอบสินค้าด้วย
• สามารถคัดเลือกสินค้าที่ตรงตามความต้องการ และมีคุณภาพ โดยมีทุนทางธุรกิจที่น้อย แต่สร้างโอกาสทางการแข่งขันและมูลค่าเพิ่มของสินค้าให้กับองค์กรได้

ทำไมนักจัดซื้อ จัดหาและจัดจ้างจึงสำคัญ แล้วตำแหน่งนี้ต้องทำอะไรบ้าง

“นักจัดซื้อ จัดหา และจัดจ้าง” คือคนจัดหาแหล่งทรัพยากรภายนอกเพื่อนำมาสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กร หน้าที่ของตำแหน่งนี้จะแตกต่างกับไปตามประเภทขององค์กร และปริมาณการจัดซื้อที่จะเกิดขึ้น บางแห่งคนที่ทำงานในตำแหน่งนี้จะต้องทำตั้งแต่การสำรวจความต้องการ จัดหาแหล่งซื้อสินค้า คัดเลือกผู้ขาย คัดเลือกผู้ส่งมอบ รวมถึงรับผิดชอบการเจรจาต่อรองราคาด้วย 

จะเห็นได้ว่าเรื่องพวกนี้เป็นกระบวนการที่สำคัญของทุกองค์กร เพราะเป็นส่วนที่มีการใช้จ่ายเงินในการจัดซื้อสินค้าหรือบริการให้ตรงตามความต้องการของฝ่ายต่าง ๆ ถ้าบริหารจัดการกระบวนการเหล่านี้ได้ดีจะช่วยให้องค์กรมีต้นทุนทางธุรกิจที่ต่ำลง และช่วยสร้างโอกาสทางการแข่งขันและมูลค่าเพิ่มของสินค้าให้กับองค์กรได้

รู้ทุกความจำเป็นและความต้องการ คือหน้าที่สำคัญ

การสำรวจความต้องการใช้สินค้าหรือบริการจากหน่วยงานต่าง ๆ ภายในองค์กร เพื่อนำมาจัดหมวดหมู่ จัดลำดับความสำคัญและกำหนดแผนการจัดซื้อที่เหมาะสม เป็นหน้าที่สำคัญของงานจัดซื้อ จัดหา และจัดจ้าง เพื่อให้การดำเนินงานต่าง ๆ ไม่หยุดชะงักเพราะขาดวัตถุดิบ

ซึ่งการทำงานที่ต้องมีเรื่องของงบประมาณเข้ามาเกี่ยวข้องแบบนี้ จะสุ่มซื้อไปเรื่อยก็คงไม่ได้ ทำให้ต้องกำหนดเกณฑ์การประเมินผู้ขายหรือผู้ให้บริการ รวมไปถึงเกณฑ์ในการประเมินประสิทธิภาพผู้ขายหรือผู้ให้บริการหลังจากส่งมอบสินค้าเพื่อคัดกรองสินค้าและบริการที่มีคุณภาพเข้าสู่กระบวนการคัดเลือกด้วย ซึ่งประกอบไปด้วยรายละเอียดมากมาย เช่น คุณลักษณะของสินค้าหรือบริการ ราคา มาตรฐานในการจัดส่ง มาตรฐานการบริการ ฯลฯ

เป็นผู้เชี่ยวชาญการมองหาของถูกและดี

เมื่อได้เกณฑ์การประเมินแล้ว หน้าที่สำคัญต่อมาก็คือการสรรหาสินค้าหรือบริการที่ดีในราคาถูก โดยสำรวจแหล่งขาย ผู้ขายสินค้า คุณสมบัติและภูมิหลังของผู้ขาย รวมถึงสำรวจราคากลางของสินค้าเพื่อสรุปรายชื่อแหล่งขายที่มีศักยภาพในการจำหน่ายสินค้าที่ตรงตามที่กำหนดไว้เพื่อขอใบเสนอราคาและเข้าสู่กระบวนการคัดเลือกผู้ขายต่อไป

จะเห็นว่านอกจากจะต้องมีความสามารถในการค้นหาสินค้าและบริการแล้ว คนทำงานนี้ยังต้องมีทักษะอื่น ๆ ประกอบอีกมากมาย เพื่อให้กระบวนการดำเนินงานจัดซื้อ จัดหา และจัดจ้างสำเร็จไปได้ด้วยดี เช่น

• ทักษะการสื่อสาร

งานจัดซื้อ จัดหา และจัดจ้างต้องติดต่อกับหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกอยู่เสมอ บางครั้งต้องวางแผนการเจรจา และต่อรองรายละเอียดการจัดซื้อสินค้าให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรไปพร้อม ๆ กันทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ ทักษะการสื่อสารที่ดีจะทำให้การดำเนินงานราบรื่นและช่วยรักษาความสัมพันธ์ที่ดีต่อบุคคลที่เกี่ยวข้องอีกด้วย

• ทักษะการจัดการ

งานนี้ต้องทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นการปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยอยู่เสมอ และการจัดเก็บข้อมูลสำรวจความต้องการใช้สินค้าและบริการ ข้อมูลเกณฑ์ประเมินสินค้า ข้อมูลของผู้ขายหรือผู้ให้บริการ ไปจนกระทั่งสัญญาซื้อขายและรายละเอียดเงื่อนไขข้อสัญญา อาชีพนี้จึงต้องมีทักษะในการบริหารจัดการที่ดี เพื่อให้งายต่อการทำงานในครั้งต่อไป

• ทักษะการคิดวิเคราะห์

แม้ว่าจะเป็นเพียงตัวกลางในการซื้อสินค้าเข้าสู่องค์กร แต่นักจัดซื้อ จัดหา และจัดจ้างก็จำเป็นต้องมีทักษะในการคิดวิเคราะห์ เพราะทุกองค์กรมักตั้งงบประมาณไว้จำกัด จึงเป็นหน้าที่ของคนทำตำแหน่งนี้ที่จะวิเคราะห์ว่าความต้องการไหนเร่งด่วน และเหมาะสมที่จะจัดซื้อสินค้ามาให้

นอกจากทักษะที่พูดถึงไปแล้ว “ประสบการณ์” คืออีกสิ่งที่อาชีพนี้ขาดไม่ได้ในการทำงาน ยิ่งมีประสบการณ์มากก็จะยิ่งเป็นประโยชน์ เพราะจะทำให้คาดเดาเหตุการณ์ต่าง ๆ โดยเฉพาะกรณีที่มีการจัดซื้อ จัดหา และจัดจ้างสินค้าหรือบริการจำนวนมากมาเป็นสินค้าคงคลังเพื่อสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน ซึ่งจะต้องมีการพยากรณ์ความต้องการใช้สินค้าเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย โดยใช้ทั้งข้อมูลในอดีต เหตุการณ์ในปัจจุบัน และเหตุการณ์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคตร่วมกับเทคนิคต่าง ๆ โดยอาศัยประสบการณ์เข้ามาช่วย

ขอบคุณที่มา :  jobthai

ไม่พลาดข่าวสำคัญ แค่กดเป็นเพื่อน กับ LINE Thaipurchasing